電子帳簿保存法の運用方法改正が施行され
今後、データでの書類保存が余儀なくされます

その際、最低限必要な設備やルールを
なるべくわかりやすく書いたつもりです

自分が理解できる言葉で書きました

書類のデータ保存

2022年1月1日に「電子計算機を利用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（以下「電子帳簿保存法」といいます。）」の改正が施行されたことで
書類のデータ保存についての見直しが必要になりました

弊社も見直しを行ったので
その備忘録として書きました

書類のデータ保存方法

今までの書類をどのように保存すればいいのかを説明します

この法律の改正により、「電子取引（取引情報の授受を電磁的農法により行う取引）の取引情報」については、紙での保存ではなく、電子データでの保存が義務付けとなりましたが
郵送や手渡しで受け取ったものは、今まで通りそのまま紙での保存が容認されるとのこと

書類を電子データとして保存する際には
以下の3つの条件を満たさなくてはなりません

（１）ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

（２）取引情報の「日付」「金額」「取引先」の3項目での検索機能の確保

（３）A～Dの4つのうち、いずれかを満たす

D：取引データの訂正・削除の防止に関する事務処理規定の備え付け

取引データを画面や紙で出力できる状態にすること
税務調査などの際、提示を求められた場合にすぐにデータを見せることができるようにしてあれば大丈夫
パソコンにプリンターが接続されていればＯＫ

エクセルなどで

こんな表を作成するのもありですが
データベースに保存するときに
【2022_01_31株式会社AAA請求書110,000円】
というように「日付」「金額」「取引先」をファイル名に入れてしまえば大丈夫

　A：タイムスタンプ付与済みの取引データをもらう
　B：取引データをもらった2か月以内にタイムスタンプを付与する
　C：取引データの訂正・削除ができないシステムや訂正・削除履歴を残せるシステムで保存する
　D：取引データの訂正・削除の防止に関する事務処理規定を備え付け

お薦めなのはD
取引データの訂正・削除の防止に関する事務処理規定を作成して運用

事務処理規定は国税庁がひな形を公表しているので、それを使って作成
国税庁にある事務処理規定のひな形

ひな形に書いてある内容通りに今後はデータ資料を保管すればいいだけ

この事務処理規定のひな形にある【EDI取引】って何だろうと思い
調べてみました
EDIとは「Electronic Data Interchange」の略称で「電子データ交換」を意味するとのこと

これはあまり気にしなくても大丈夫です
商取引に関する情報などのビジネス文書を、専用回線や通信回線を通じて企業間でやり取りする仕組みのこと

わかりやすっく表現すると
紙ベースでない商売の履歴ってことです

国税庁が公表している「令和３年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」と
「電子取引データの保存方法について」のリンクを記載しておきます